OGOO olarak, Türkiye’nin en köklü markalarından Tofaş’ın, iç iletişim kanallarını dijital dünyaya taşımak adına Tofaş’la birlikte bir çalışma başlattık ve yoğun bir çalışma dönemi sonucunda, TofaşGO projesini hayata geçirdik.

Neden Mobil İntranet?
TofaşGO; yaklaşık 10.000 saha ve ofis çalışanını tek noktada toplayan bir SharePoint kurumsal mobil ve web portal.

Tofaş’ta bilgisayar erişimi olan ofis çalışanları dışında, saha çalışanlarıyla sürekli iletişim de bu projenin ana amaçları arasındaydı. Ancak saha çalışanlarının bilgisayara erişimi sınırlı olduğu için onların da ihtiyaçlarını karşılayacak mobil bir çözüm gerekiyordu. Bu nedenle TofaşGO projesini web portal dışında, tüm telefonlardan erişilebilecek şekilde iOS ve Android native uygulamalar olarak hayata geçirdik.

İletişimde ve Süreçlerde Kolaylık
TofaşGO projesinde, çift yönlü iletişimi öne çıkartarak, Tofaş ailesinin tüm bireylerinin birbirleriyle etkin bir şekilde iletişime geçmesinin sağlamak en önemli hedeflerden biriydi. TofaşGO’da, çalışanlar arası diyaloğu sürekli hale getirecek bir Sosyal Feed yapısı konumlandırdık. Sosyal Feed yapısını departmanlar ve kulüpler sayfasında da konumlandırarak gruplar arası iletişimin artmasını sağladık.
Kurumsal portalın değerini artıran önemli konulardan biri de İK’nın dijitalleşme süreciydi. Bu kapsamda çalışanların maaş bordrolarına ulaşılabilirliği, yıllık izin talep ve takibi, fon taleplerinin yönetimi, zaman yönetim raporu takibi, Koç Şirketler grubundaki boş pozisyonların takibi ve başvurusu gibi birçok IK sürecini tek bir mobil uygulama üzerinden erişilebilir hale getirdik.

Sürekli ve Hızlı İletişim
Şirket çalışanlarının bilgilerini Rehber bölümünde toplayarak, iletişimin sürekliliğini sağladık. Böylece artık tüm Tofaş çalışanları, birbirlerinin profilini ziyaret ederek hem birbirleri hakkında daha detaylı bilgiye sahip olabiliyorlar hem de iletişim bilgileri üzerinden telefonla ya da mail atarak ilgili kişiye ulaşabiliyorlar.
Sık kullanılanlar menüsüyle çalışanlarına kendi istedikleri modülleri ekleyebilecekleri bir alan yaratarak kişiselleştirme ve kolay erişim imkanı sunduk. Çalışanlardan Haberler, Doğum Günleri, Duyurular gibi alanlarda, Tofaş’taki en yeni güncellemeler yer alırken, mobil uygulamalar üzerinden bu haberlerle ilgili tüm çalışanlara notification göndererek, uygulama açık olmasa da iletişimin devamlılığını sağladık.

Etkinlik Takvimi, Video ve Fotoğraf Galerisi, Servis Güzergahları, İlan Panosu, Yemek Menüsü gibi toplamda 50 modülle hem bilginin paylaşılması hızlandırdık hem de tüm bu bilgilerin tek bir noktadan takip edilmesi sağlandık.

Sonuç olarak Tofaş’ta tüm çalışanların hayatını kolaylaştıran, insan kaynakları ve kurumsal iletişimde dijital dönüşüme örnek olarak şirket içi iletişime hız ve süreklilik kazandıran platformu hayata geçirmiş olduk. Projeyi yayına aldıktan sonra Tofaş ekibiyle birlikte yeni modüller üzerinde çalışarak bu dönüşümün geleceğini planlamaya başladık.

Nasıl Başardık?
TofaşGO projesini Microsoft SharePoint üzerinde kurguladık. Tüm modülleri detaylı bir analiz ile Tofaş ekibiyle netleştirdikten sonra, tasarım ve Sharepoint geliştirmelerine başladık. Modüler anlamda çatıyı oluşturduktan sonra insan kaynakları süreçlerini SOA/SAP entegrasyonuyla SharePoint’e aktardık. Modül geliştirmeleri devam ederken SharePoint api’lerini kullanarak mobil uygulama üzerinden sürekli ulaşılması istenen modülleri iOS ve Android native uygulamalara taşıdık. Böylece TofaşGO’yu her an ve her yerden erişilebilir bir yapıda Tofaş çalışanlarına sunduk.